n8n, Make oder Zapier? Der ehrliche Vergleich für KMU

Wer in Marketing und Vertrieb automatisiert, landet früher oder später bei einer dieser drei Plattformen. Alle drei verbinden Tools miteinander, alle drei können inzwischen KI. Trotzdem sind sie grundverschieden – und die falsche Wahl kostet später viel Geld oder Nerven.

Wir bauen seit Jahren mit allen dreien. In diesem Artikel erklären wir, worin sie sich wirklich unterscheiden, welche Fragen ihr euch vor der Entscheidung stellen solltet und wann wir welches Tool empfehlen. Ohne Marketing-Sprech, mit ein paar unbequemen Wahrheiten.

Die Kurzfassung

Wenn ihr nur 30 Sekunden habt:

• Zapier ist die einfachste Lösung für einfache Abläufe. Ideal, wenn eine Person ohne Technik-Hintergrund schnell zwei Tools verbinden will. Bei vielen Ausführungen wird es teuer.
• Make ist der visuelle Mittelweg. Stärker als Zapier bei verzweigten Abläufen, günstiger bei mittleren Mengen, aber schnell unübersichtlich, wenn Szenarien wachsen.
• n8n ist das Werkzeug für ernsthafte Automatisierung. Flexibel, in der EU oder auf eigenem Server betreibbar und ohne Kosten pro Einzelschritt. Braucht aber jemanden, der es sauber aufsetzt.

Wir setzen für Kundenprojekte meistens n8n ein. Warum – und wann wir trotzdem zu Make oder Zapier raten –, steht im Rest dieses Artikels.

Drei Plattformen, drei Philosophien

Zapier: Wenn das passiert, mach das

Zapier gibt es seit 2011, es kommt aus den USA und hat die größte Auswahl an fertigen Verbindungen – mehrere Tausend Apps. Das Prinzip ist denkbar einfach: Ein Auslöser (zum Beispiel „neue Zeile in Google Sheets“) startet eine oder mehrere Aktionen („lege einen Kontakt in HubSpot an“, „schicke eine Slack-Nachricht“).

Die Stärke von Zapier ist die Einstiegshürde: Sie liegt praktisch bei null. Die Schwäche zeigt sich, sobald Abläufe Bedingungen, Schleifen oder Fehlerbehandlung brauchen. Das geht inzwischen alles, fühlt sich aber an wie ein Werkzeug, das dafür nicht gebaut wurde.

Make: Abläufe als Landkarte

Make (früher Integromat, heute Teil von Celonis) stellt Abläufe als visuelles Diagramm dar. Jedes Modul ist ein Kreis, Daten fließen über Linien von links nach rechts. Verzweigungen, Filter und Schleifen sind von Anfang an mitgedacht.

Das ist großartig, um Abläufe zu verstehen und zu erklären. Bei großen Szenarien mit Dutzenden Modulen wird die Landkarte allerdings zum Wimmelbild. Und Make rechnet jeden einzelnen Verarbeitungsschritt ab – das wird bei Schleifen über viele Datensätze relevant.

n8n: Baukasten mit offenem Motor

n8n kommt aus Berlin und ist „fair-code“: Der Quellcode ist offen einsehbar, ihr dürft n8n für eure eigenen Abläufe kostenlos auf eigenem Server betreiben. Alternativ gibt es eine gehostete Cloud-Version.

n8n sieht auf den ersten Blick aus wie Make – Knoten, Linien, Diagramm. Der Unterschied liegt darunter: An jeder Stelle könnt ihr eigenen Code (JavaScript oder Python) einfügen, beliebige Schnittstellen ansprechen, Abläufe ineinander verschachteln und Fehler gezielt abfangen. Dazu kommen starke Bausteine für KI-Agenten.

Der größte Unterschied: wie abgerechnet wird

Preise ändern sich ständig, deshalb nennen wir hier keine konkreten Beträge. Wichtiger als der Listenpreis ist ohnehin das Abrechnungsmodell, denn es entscheidet, wie eure Kosten wachsen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Ablauf holt jeden Morgen 200 neue Leads, reichert jeden mit drei Datenquellen an, bewertet ihn mit KI und legt ihn im CRM an. Das sind grob sechs Schritte pro Lead, also rund 1.200 Schritte am Tag und über 25.000 im Monat. Bei Zapier und Make wird das jeden Monat spürbar. Bei n8n ist es eine Ausführung am Tag.

Datenschutz und Datenhaltung

Für Firmen in Österreich und Deutschland ist das oft die entscheidende Frage. Durch eure Automatisierungen fließen Kundendaten, E-Mails, manchmal Vertragsinhalte. Wo werden die verarbeitet?

• Zapier verarbeitet Daten überwiegend in den USA. Das ist mit dem EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln rechtlich möglich, aber viele Datenschutzbeauftragte sehen es kritisch.
• Make bietet Rechenzentren in der EU an. Ihr wählt beim Anlegen des Kontos die Region.
• n8n könnt ihr auf einem Server eurer Wahl betreiben – etwa bei einem österreichischen oder deutschen Hoster. Dann verlassen die Daten eure Infrastruktur nur, wenn ein Ablauf sie bewusst an ein anderes Tool schickt.

Wichtig: Die Plattform ist nur ein Teil der Kette. Wenn euer Ablauf Daten an ein US-KI-Modell oder ein US-CRM schickt, hilft der schönste EU-Server wenig. Datenschutz muss für den ganzen Ablauf gedacht werden. Mehr dazu in unserem Artikel über DSGVO und Automatisierung in Österreich.

KI und Agenten

Alle drei Plattformen haben 2025 und 2026 massiv in KI investiert. Trotzdem gibt es Unterschiede:

Zapier macht KI sehr zugänglich. Ihr könnt Abläufe in normaler Sprache beschreiben und bekommt einen Vorschlag. Für einfache Aufgaben wie „fasse diese E-Mail zusammen“ reicht das völlig.

Make bietet KI-Module und Agenten, die sich gut in visuelle Szenarien einfügen. Stark, wenn KI ein Schritt unter vielen ist.

n8n geht am weitesten. Der Agent-Baustein kann eigenständig entscheiden, welches Werkzeug er als Nächstes nutzt, hat ein Gedächtnis, kann auf Datenbanken und Dokumente zugreifen und lässt sich mit dem offenen Standard MCP an weitere Systeme anbinden. Wenn ihr mehr wollt als „KI schreibt einen Text“ – etwa einen Agenten, der Leads recherchiert, bewertet und bei Unklarheit nachfragt –, ist n8n derzeit die flexibelste Wahl.

Die Frage ist nicht, welches Tool KI kann. Die Frage ist, ob ihr kontrollieren könnt, was die KI in eurem Namen tut.

Genau da punktet n8n: Jeder Schritt ist protokolliert, ihr könnt Freigaben einbauen und seht nachträglich, warum ein Agent wie entschieden hat.

Wartbarkeit: der unterschätzte Faktor

Eine Automatisierung zu bauen dauert Stunden. Sie am Laufen zu halten, Jahre. Deshalb schauen wir bei jedem Projekt auf diese Fragen:

Was passiert, wenn etwas schiefgeht?

Schnittstellen ändern sich, Server haben Aussetzer, ein Kunde trägt Unsinn ins Formular ein. Gute Automatisierungen fangen das ab: Sie versuchen es nochmal, melden sich bei Fehlern und verlieren keine Daten. In n8n und Make lässt sich das sauber einbauen, in Zapier nur eingeschränkt.

Versteht das in einem Jahr noch jemand?

Make-Szenarien sind anfangs wunderbar lesbar. Ab einer gewissen Größe werden sie aber schwer zu überblicken. n8n erlaubt, Abläufe in kleinere Unter-Abläufe aufzuteilen – wie Kapitel in einem Buch. Das macht große Systeme deutlich wartbarer.

Können wir Änderungen testen?

Bei n8n lassen sich Abläufe versionieren, exportieren und in einer Testumgebung ausprobieren, bevor sie live gehen. Für Firmen, deren Umsatz an einer Automatisierung hängt, ist das kein Luxus.

Wann wir welches Tool empfehlen

Zapier, wenn …

• ihr nur eine Handvoll einfacher Verbindungen braucht,
• die Mengen überschaubar sind (einige Hundert Ausführungen im Monat),
• jemand in eurem Team Kleinigkeiten selbst anpassen will, ohne sich einzuarbeiten,
• ein seltenes Tool nur bei Zapier eine fertige Verbindung hat.

Make, wenn …

• ihr visuell denkt und Abläufe gern als Diagramm seht,
• die Abläufe mittelgroß sind – mit Verzweigungen, aber ohne riesige Datenmengen,
• EU-Hosting wichtig ist, ihr aber keinen eigenen Server betreiben wollt.

n8n, wenn …

• viele Datensätze verarbeitet werden (Lead-Listen, Bestellungen, Tickets),
• Datenschutz eine große Rolle spielt,
• KI-Agenten mehr als Texte schreiben sollen,
• die Automatisierung geschäftskritisch ist und langfristig gepflegt werden muss,
• ihr nicht bei jedem Wachstumsschritt eine höhere Preisstufe kaufen wollt.

Und wenn wir schon eines davon nutzen?

Dann ist das kein Problem. Ein Wechsel lohnt sich nur, wenn es einen klaren Grund gibt – etwa explodierende Kosten, Datenschutz-Bedenken oder Abläufe, die ständig brechen. Oft fahren wir zweigleisig: Einfache Verbindungen bleiben in Zapier, weil sie dort gut laufen, neue und komplexe Abläufe bauen wir in n8n.

Ein Wechsel geht übrigens selten „auf Knopfdruck“. Abläufe müssen neu gebaut werden. Das ist aber auch eine gute Gelegenheit, alte Abläufe aufzuräumen – in den meisten Konten, die wir übernehmen, laufen Dinge, die niemand mehr braucht.

Unser Fazit

Es gibt kein bestes Tool, nur ein passendes. Zapier ist das Schweizer Taschenmesser für Einsteiger, Make das visuelle Mittelklasse-Werkzeug, n8n die Werkstatt für alles, was wachsen soll.

Wenn ihr unsicher seid, fangt mit der Frage an, was eure Automatisierungen in zwei Jahren leisten sollen – nicht mit der Frage, was heute am schnellsten geht. Und wenn ihr das gemeinsam durchdenken wollt: Genau dafür ist unser Erstgespräch da.